Aviso de privacidad para usuarios de la plataforma y aplicaciones SEEKOP

1 Responsable y contacto de privacidad

SICOP CONSULTING, S.A. DE C.V., que opera comercialmente como SEEKOP y SICOP, con domicilio en Avenida Adolfo Ruiz Cortínez, Manzana 01, exterior 26, Torre 2, piso 3, colonia Lomas de Atizapán II, código postal 52977, Atizapán de Zaragoza, Estado de México, México, es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en este aviso.

Para consultas, solicitudes de derechos o preferencias, contacte a la persona o departamento de datos personales en contactolegal@seekop.com. Este aviso estará disponible en la sección Aviso de privacidad dentro de la plataforma y aplicaciones SEEKOP.

2 A quién aplica este aviso y cuál es el papel de SEEKOP

Este aviso aplica a vendedores, asesores, gerentes, directores, administradores, personal de BDC, consultores, usuarios corporativos y cualquier otra persona a la que un cliente, grupo, distribuidor, marca u organización autorice una cuenta o acceso a SEEKOP.

SEEKOP actúa como responsable respecto de los datos necesarios para crear y proteger la cuenta del usuario, autenticarlo, gestionar accesos y permisos, prestar soporte, impartir capacitación, mantener la seguridad y conocer el funcionamiento técnico de sus servicios.

Los datos personales contenidos en las bases que los clientes administran mediante SEEKOP se tratan por cuenta y conforme a las instrucciones del cliente responsable. Este aviso no sustituye el aviso de privacidad que dicho cliente debe proporcionar a sus prospectos, compradores, consumidores o demás titulares. Las solicitudes relacionadas con esos datos deberán dirigirse al cliente responsable; SEEKOP brindará la asistencia que corresponda conforme a sus contratos y a la legislación aplicable.

3 Datos personales que podemos tratar

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, fotografía de perfil y datos laborales que el usuario o su organización proporcionen.
• Datos organizacionales: empresa, grupo, distribuidor, marca, sucursal, área, puesto, jefe o equipo relacionado y condición de usuario activo o inactivo.
• Datos de cuenta y seguridad: nombre de usuario, credenciales protegidas, métodos de autenticación, roles, permisos, tokens de sesión, altas, bajas, bloqueos y recuperación de acceso.
• Datos técnicos y del dispositivo: dirección IP, identificadores técnicos, navegador, sistema operativo, modelo de dispositivo, versión de la aplicación, idioma, zona horaria, red y registros de diagnóstico.
• Datos de uso y auditoría: fecha y hora de acceso, funciones utilizadas, acciones realizadas, registros de actividad, preferencias, notificaciones, errores, fallos, eventos de seguridad y evidencia necesaria para investigar incidentes.
• Comunicaciones con SEEKOP: solicitudes de soporte, tickets, correos, mensajes, encuestas de servicio, asistencia a capacitaciones y demás información que el usuario proporcione al comunicarse con nosotros.
• Datos de ubicación: ubicación, recorrido, kilometraje, duración y marcas de tiempo, únicamente cuando el usuario habilite el permiso y utilice una funcionalidad que lo requiera, como Start/Stop Demo, pruebas de manejo, visitas o confirmación de actividades.
• Notificaciones: identificador o token técnico necesario para enviar alertas push, recordatorios, mensajes, tareas, citas, cambios de servicio y avisos de seguridad.
• Grabaciones: audio, video, transcripciones o resúmenes de llamadas, videollamadas, sesiones de soporte o capacitaciones cuando se informe previamente que serán grabadas.
• Datos y permisos del dispositivo: acceso a cámara, micrófono, fotografías, archivos, calendario y contactos cuando el usuario otorgue los permisos correspondientes, para capturar o cargar imágenes, audios y documentos; administrar citas, tareas y recordatorios; seleccionar o sincronizar información de contacto; facilitar comunicaciones; y habilitar las funciones solicitadas o autorizadas dentro de SEEKOP.

4 Cómo obtenemos los datos

Podemos obtener los datos:

• Directamente del usuario, al activar o actualizar su cuenta, configurar su perfil, utilizar una función o comunicarse con SEEKOP.
• De la organización cliente que solicita el alta, asigna el rol, administra permisos o informa cambios, sustituciones y bajas.
• Automáticamente durante el acceso y uso de la plataforma o las apps, mediante registros técnicos, cookies, almacenamiento local, SDK y tecnologías de seguridad.
• Mediante integraciones, inicio de sesión federado, APIs o proveedores tecnológicos autorizados, únicamente para habilitar las funciones contratadas y administrar el acceso.

5 Finalidades necesarias

Utilizamos los datos que sean necesarios para:

• Crear, validar, habilitar, administrar, bloquear o cancelar cuentas; autenticar usuarios; asignar roles y permisos; y recuperar accesos.
• Proporcionar las funciones de la plataforma y las apps conforme al perfil, módulo, organización y servicios autorizados.
• Registrar actividades y trazabilidad para seguridad, auditoría, continuidad operativa, atención de incidentes, cumplimiento y aclaración de operaciones.
• Configurar, implementar, mantener e integrar los servicios contratados; atender solicitudes, soporte y consultas; diagnosticar fallas y realizar pruebas técnicas.
• Organizar capacitaciones, Academy, acompañamiento y comunicaciones relacionadas con el uso correcto de SEEKOP.
• Enviar notificaciones operativas sobre tareas, citas, recordatorios, mensajes, actividad de la cuenta, liberaciones, actualizaciones, cambios funcionales, mantenimiento, interrupciones, incidentes y seguridad.
• Medir desempeño técnico, disponibilidad, estabilidad y adopción de funciones; elaborar estadísticas agregadas; prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados; y mejorar la experiencia y seguridad del producto.
• Atender derechos de privacidad, cumplir obligaciones legales o contractuales y ejercer o defender derechos.

6 Ubicación y permisos del dispositivo

SEEKOP únicamente accederá a la ubicación cuando el usuario habilite el permiso correspondiente y mientras utilice activamente una función que la requiera. SEEKOP no recopilará la ubicación en segundo plano. El usuario podrá permitir o impedir el acceso desde la configuración de su dispositivo. La negativa o revocación no impedirá utilizar las funciones que no requieran ubicación, pero podrá desactivar funciones específicas como el registro de recorridos, kilometraje, duración, pruebas de manejo, visitas o confirmación de actividades.

Los permisos de cámara, micrófono, fotografías, archivos, calendario y contactos se solicitarán únicamente para habilitar funciones de SEEKOP que requieran capturar o cargar contenido, utilizar audio, gestionar agenda, tareas o recordatorios, seleccionar o sincronizar contactos y facilitar comunicaciones. El usuario podrá administrarlos desde la configuración de su dispositivo; al revocarlos, la función relacionada podrá quedar limitada, sin impedir el uso de las demás funciones que no dependan de ese permiso.

7 Automatizaciones e inteligencia artificial

SEEKOP podrá utilizar automatizaciones o asistentes de inteligencia artificial para apoyar al usuario dentro de las funciones habilitadas, por ejemplo, organizar información, generar resúmenes o sugerencias, facilitar consultas, detectar pendientes, emitir alertas, apoyar procesos operativos y mejorar la atención o el soporte. Estas herramientas se utilizarán conforme a las finalidades informadas, a la configuración de la organización y a las instrucciones contractuales aplicables.

Las recomendaciones o contenidos generados automáticamente pueden requerir revisión humana. SEEKOP no adoptará decisiones que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente al usuario basándose exclusivamente en un tratamiento automatizado, salvo que exista una habilitación legal o contractual suficiente, se informe de manera específica y se habiliten las medidas que correspondan.

8 Grabación de llamadas, soporte y capacitación

SEEKOP podrá grabar llamadas o videollamadas y conservar audios, videos, transcripciones o resúmenes de sesiones de soporte, capacitación o atención, para documentar solicitudes y acuerdos, dar seguimiento, brindar soporte o capacitación, supervisar la calidad del servicio, aclarar controversias, proteger la seguridad y cumplir obligaciones legales o contractuales. El tratamiento de estas grabaciones se realizará con la información previa al titular y, cuando legalmente corresponda, se solicitará el consentimiento aplicable.

9 Comunicaciones necesarias y finalidades opcionales

Las comunicaciones necesarias para la cuenta y el servicio incluyen autenticación, recuperación de acceso, seguridad, soporte, capacitación vinculada al servicio, tareas, citas, recordatorios, cambios funcionales, liberaciones, mantenimiento, interrupciones y demás avisos operativos. Mientras la cuenta permanezca activa o subsista una obligación aplicable, estas comunicaciones no se consideran publicidad y no pueden cancelarse sin afectar la cuenta o la prestación del servicio correspondiente.

De manera adicional y con la autorización que corresponda, SEEKOP podrá enviar encuestas opcionales, publicidad, promociones, invitaciones a eventos o cursos ajenos al servicio contratado y novedades comerciales generales. El usuario podrá negarse o darse de baja mediante el enlace incluido en la comunicación o escribiendo a contactolegal@seekop.com. La negativa no afectará el acceso a los servicios contratados.

10 Cookies, almacenamiento local, SDK y tecnologías similares

SEEKOP podrá utilizar cookies, almacenamiento local, identificadores, SDK y tecnologías similares para autenticar usuarios, mantener sesiones, recordar preferencias, proteger la cuenta, diagnosticar fallas, medir desempeño y habilitar funciones. Las tecnologías estrictamente necesarias podrán ser indispensables para el funcionamiento; las opcionales se utilizarán con el consentimiento cuando sea exigible.

11 Proveedores, integraciones y transferencias

Podemos apoyarnos en proveedores de alojamiento, infraestructura, almacenamiento, autenticación, mapas, notificaciones, comunicaciones, analítica, monitoreo, soporte, seguridad, inteligencia artificial y asesoría profesional. Estos proveedores tratarán los datos únicamente por cuenta e instrucciones de SEEKOP y estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad, seguridad y condiciones contractuales que impidan utilizarlos para fines propios.

Los datos podrán comunicarse a la organización que autorizó la cuenta para administrar usuarios, roles, accesos, seguridad, soporte y cumplimiento; a autoridades u órganos jurisdiccionales ante requerimientos legalmente procedentes; y a terceros cuando sea necesario para ejercer o defender un derecho. Si se propone una transferencia que requiera consentimiento, se informarán previamente sus destinatarios y finalidades.

El tratamiento o almacenamiento podrá realizarse en México o en otros países donde se encuentren SEEKOP o sus proveedores, aplicando las medidas contractuales, técnicas y organizativas que correspondan.

12 Conservación, baja y separación de datos

Conservaremos los datos durante el tiempo necesario para mantener la cuenta, prestar el servicio, atender soporte, proteger la seguridad, cumplir obligaciones y resolver responsabilidades. Cuando la organización solicite una baja o el usuario deje de estar autorizado, la cuenta podrá bloquearse o desactivarse; determinados registros podrán conservarse durante el plazo necesario para auditoría, seguridad, evidencia o cumplimiento y posteriormente se suprimirán conforme a la normativa aplicable.

La baja de la cuenta del usuario no implica por sí misma la eliminación de los datos contenidos en las bases del cliente responsable. La conservación, devolución, bloqueo o supresión de esas bases se regirá por las instrucciones del cliente, el contrato y el anexo de tratamiento aplicable.

13 Seguridad y confidencialidad

SEEKOP aplicará medidas administrativas, técnicas y físicas acordes al riesgo para proteger los datos contra pérdida, alteración, destrucción, acceso, uso o divulgación no autorizados. Las personas que intervengan en el tratamiento estarán sujetas a deberes de confidencialidad. El usuario deberá proteger sus credenciales, utilizar los mecanismos de seguridad disponibles y reportar inmediatamente cualquier acceso o actividad sospechosa.

Cuando una vulneración afecte significativamente los derechos patrimoniales o morales de las personas titulares, se informará de forma inmediata conforme a la legislación aplicable. Cuando el incidente involucre datos tratados por cuenta de un cliente, SEEKOP notificará y asistirá al responsable conforme a sus acuerdos y obligaciones legales.

14 Derechos ARCO

El usuario puede solicitar acceso a sus datos y a las condiciones de su tratamiento, rectificar información inexacta o incompleta, solicitar su cancelación cuando proceda y oponerse al tratamiento en los supuestos legales. También puede revocar el consentimiento o limitar el uso o divulgación de sus datos, sin efectos retroactivos y sujeto a las obligaciones o excepciones legales aplicables.

Envíe la solicitud a contactolegal@seekop.com o preséntela en el domicilio indicado. Incluya:

• Nombre y medio para recibir la respuesta; documentos que acrediten identidad y, en su caso, representación.
• Derecho que desea ejercer, descripción clara de la solicitud y datos involucrados.
• Elementos que permitan localizar la cuenta o información; para rectificación, los cambios solicitados y documentación de soporte.

Comunicaremos la determinación en un plazo máximo de 20 días hábiles desde la recepción. Si procede, se hará efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes. Los plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen. El ejercicio es gratuito, sin perjuicio de los costos de reproducción o envío legalmente permitidos.

Si la solicitud se refiere a datos de prospectos o consumidores administrados por un cliente dentro de SEEKOP, informaremos al solicitante que debe dirigirse al cliente responsable y brindaremos la asistencia que proceda.

15 Datos sensibles y contenidos ingresados por el usuario

SEEKOP no solicita datos personales sensibles para crear o administrar cuentas de usuario ni para las finalidades ordinarias de este aviso. El usuario no deberá ingresar datos sensibles, financieros, patrimoniales o documentos personales en campos libres, mensajes, tickets o archivos, salvo que la función, la organización responsable y la finalidad estén expresamente habilitadas y se hayan cumplido los requisitos legales correspondientes.

16 Alcance internacional y legislación aplicable

Este aviso aplica a usuarios ubicados en México o en cualquier otro país desde el cual utilicen SEEKOP. El tratamiento se regirá por la legislación mexicana aplicable, sin perjuicio de las disposiciones imperativas de protección de datos que resulten exigibles por la ubicación del usuario o el alcance territorial de la operación. Cuando una normativa reconozca derechos o requisitos adicionales, SEEKOP los atenderá en los términos legalmente exigibles.

17 Cambios al aviso y autoridad

Los cambios se publicarán en la sección Aviso de privacidad dentro de la plataforma y aplicaciones SEEKOP e indicarán la fecha de actualización. Cuando corresponda, se informarán mediante la plataforma, la app, correo electrónico u otros canales disponibles. Si un cambio requiere nuevo consentimiento, se solicitará antes de aplicar el tratamiento correspondiente.

Si considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puede acudir a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad competente en México, conforme a los procedimientos aplicables, o a la autoridad local competente cuando corresponda.